数値などを多く扱うファイルでは、生データをそのまま入れてしまうと表示形式がばらばらなために可読性が悪くなってしまいます。
同じデータでも見やすくすることで解析の効率は上がると思いますので、表示形式の最適化についてまとめたいと思います。
設定箇所
主に「セルの書式設定」の「表示形式」を使って、最適化したいと思います。
セルの書式設定はCtrl＋1のショートカットか、右クリックメニューから開きます。
小数点の入ったデータ
見た目がよくずれるのが小数点のデータになると思います。
これを以下の方法で揃えます。
1.「表示形式」で「数値」を選び、小数点以下の桁数を固定する
2. 右クリックメニューで小数点以下の桁数を固定する
これを行うと、ユーザー定義で”0.000″と設定するのと同じようです。
3. TEXT関数でフォーマットを固定する
元のデータをそのまま使わずに関数などで参照して表示させる場合はTEXT関数でも同様のことができます。
式は「=TEXT(参照するセル,”0.000″)」としました。
乱数で作った値をもとに上記3種類で桁数を変えたものを比較します。
B列に3種類の方法で作った値を並べています。
D列はそのときの書式設定になります。
この違いで微妙に数字の表示位置が違うようです。
E列にはB列のデータを値コピーしてどうなるかを確認しました。
1.と2.の方法で行った場合はいずれも数字として扱えて、表示は整えられるものの中身が変わることはありませんでした。
3.の方法で行った場合は書式は標準のままですが、中身は文字列になってしまうようでグラフには表示されなかったり、コピーすると削った桁が無くなってしまったり使い方に注意が必要でした。
整数の数値や価格のデータ
そのまま標準で表示するよりは、「,」や「￥」が入っている方が見やすくなります。
日付・時刻のデータ
日付や曜日もデフォルトの表示では見にくい場合もあるため、必要のある部分にフォーカスした表示にすると見やすくなります。
まずは日付について色々なパターンを作ってみました。
右側に書いている書式設定を行うことで、このような表示にすることができます。
そのときの書式設定の中身はこんな感じです。
また時刻についてもこのようなバリエーションができます。
.000の部分は普通は使用しないかもしれませんが、エンジニアでmsを使う場合は表示をさせることで更に細かい解析につながると思います。
そのときの書式設定の中身はこんな感じです。
紹介したのはほんの一部ですが、これらを使うだけでもファイルの見栄えはかなり変わってきます。
また、ユーザー定義を使用すれば自由に組み合わせることができますのでぜひ活用してみてください。
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